①基本方針の策定

当協会では、個人情報の適正な取り扱いのため、個人情報保護法令、関連ガイドライン等に基づいて「個人情報保護方針」を策定しています。また、個人情報を取扱うにあたり、以下の安全管理措置を講じています。

②個人データの取り扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取り扱い方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報保護規程等を策定しています。

③組織的安全管理

• 個人データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
• 個人データの取り扱いについて、データベース等の利用・出力・削除等のアクセスログを記録し、定期的に利用状況を確認しています。
• 個人データの取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署または外部による検査を実施しています。

④人的安全管理

• 個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
• 個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
• 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し周知しています。

⑤物理的安全管理

• 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
• 個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
• 個人データについて業務終了後の速やかな返却または廃棄、消去を実施しています。

⑥技術的安全管理

• アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を制限しています。
• 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

①開示等の求めのお申出先

【個人情報相談窓口】までお申出ください。

②開示等の求めに際して提出すべき書面の様式

【個人情報相談窓口】にお申し付けのうえ、当協会所定の書面をご利用ください。
または、以下の様式をダウンロードのうえ、ご利用ください。

③開示等の求めをする方がご本人またはその代理人であることの確認の方法

運転免許証、住民票、在学証明書のうち１点。または健康保険証、パスポート、写真付身分証明書（社員証、学生証等）などのうちの１点と住所を証明するもの（公的機関が発行した郵便物などで住所が手書きでないもの）。
ご本人またはその代理人であることを確認できる書類を提出してください。
また、代理人によって請求される場合には、上記に加え、次の区分に応じて代理権を証する書類も提出してください。

(a)法定代理人の場合:請求者本人との続柄を証明できる住民票、その他法定代理人であることを証明するもの
(b)任意代理人の場合:本人の印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)付きの請求書及び委任状