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ビジネスで、学校で、困った問題どう解決?教えて!文章検先生

社会人・大学生編

メールや文書の提出前には、不明瞭な部分がないか見直そう!

1:理恵先輩:智和君からメールが来たわ。何かしら? 碧さん 智和君のメール:本日14時のA社との打ち合わせには、先日ごあいさつした横山様と内田様の上司がいらっしゃいます。営業部からは井本課長お1人に出席いただけばいいですか?

2:理恵先輩:横山様がいらっしゃるなら担当の私が出席した方がいいかしら? 碧さん:横山様もいらっしゃるんですか?横山様と内田様お2人の上司の方が1名でいらっしゃるのかと…。 理恵先輩:うーん、よくわからなくなってきた…

3:理恵先輩:課長、今日14時からの会議には私も出席した方がいいですか? 井本課長:どうしてだい? 理恵先輩:智和君から、こんなメールが来て…。 井本課長:これは混乱を与える文章だな~。 理恵先輩:1名なのか2名なのか誰がいらっしゃるんでしょう?

4:智和君:理恵先輩、メール見てくれました? 理恵先輩:読んだけど、何なのあのメール!もっとわかりやすく書かないと混乱するじゃない!

智和君:理恵先輩に送ったメール、何が悪いのかな~?なんだか腑に落ちないんです。

文章検先生:ちょっと見せてくれる?あっ!わかったわ。「横山様と内田様の上司」という部分が混乱を与えているのよ。

智和君:この間、横山様と内田様にごあいさつして、今日は担当の横山様と一緒に、お2人の上司がいらっしゃるんですよ。

文章検先生:①「横山様」と「内田様の上司」の2名②「横山様と内田様お2人の上司」が1名のどちらにも読めるわね。

智和君:あっ!たしかに!どこで区切るかで人数が変わっちゃいますね・・・。

文章検先生:メールや文書で伝える時は、読む人に誤解を与えないように注意を払う必要があるの。電話やメールで「これってどういう意味?」と確認するのは手間と時間がかかるし、毎度毎度になるとすごく効率が悪いでしょう。勘違いのまま話が進んでしまうこともあるのよ。

智和君:それは恐ろしいです…。

文章検先生:これからはメール文やビジネス文書提出前には、混乱や誤解を与える文章はないかどうか、見直してね。きちんと伝わる文章を書くことは、円滑なコミュニケーションとスムーズな仕事に通じるのよ。

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